Рекомендуемые действия при закрытии месяца по реализации (редакция 2016 года)

Общая проверка документов

• Сервис – Проверка целостности – Первичные документы – Документы месячные (выбираем из списка нужный месяц, Enter). Если что-то программа найдет – выйдет таблица – в ней выделяем все (Alt/F2) и «лечим» (F7).

Общая проверка проводок документов

• Сервис – Проверка целостности – Первичные документы – Проводки (выбираем из списка нужный месяц, Enter). Если что-то программа найдет – выйдет таблица – в ней выделяем все (Alt/F2) и «лечим» (F7).

Проверка правильности структуры накладных отгрузки продукции и правильности итоговых сумм по каждому документу

• Модуль Реализация – Документы – Накладные отгрузки продукции - Полностью. В открывшемся списке – (Alt/F6 – Сверка) – Проверка и коррекция сумм по документам – Ускоренная коррекция сумм – Проверить все накладные.

Проверка проводок по накладным отгрузки

• (Если есть сомнения в своих силах) – встаем на самую первую (верхнюю) накладную и просто запускаем переформирование проводок по всем накладным, начиная с текущей (Ctrl/F5).

• Формирование всех проводок м.б. достаточно долго, и если нужно процесс ускорить, есть ряд специальных инструментов:
  • Находясь в списке накладных, нажимаем Alt/F6 – Сверка, далее выбираем «Проверка проводок по документам», далее «Расчеты с покупателями» - для проверки проводок по 62 сч., или выбираем «Списание себестоимости продукции» - для проверки проводок по 43 сч.

• После проверки останутся выделенные документы с неправильными проводками, нужно запустить переформирование проводок Ctrl/F5 - «По выбранным документам».

Проверка соответствия накладных отгрузки – выписанным (сформированным) счетам фактурам

• Модуль Реализация – Документы – Накладные отгрузки продукции – Только проведенные – По чужим. В этом списке проверяем наличие счетов фактур по всем накладным, для этого упорядочиваем накладные по колонке «Сч.фактура №» и проверяем, чтобы в начале (в самом верху) таблицы не было пустых номеров сч.факт. (пустые номера сч.факт. м.б. у накладных с полным возвратом продукции (только, если не используются акты Торг-2) и у накладных, по которым не нужны счета факт.(накладные для перемещения, или отгрузки без выделения НДС (чаще всего они без проводок 62 – 90-1)). Каждый такой случай нужно проверять отдельно, т.к. кроме бухгалтера, программа не может определить, должен быть сформирован сч.факт. или нет. В общем случае счета факт. должны быть всегда, и если их нет (все же пустой № сч.факт.), нужно их сформировать. Если счет факт. законно не нужен, то в настройках для контрагента (R01) нужно на закладке «Реализация» установить реквизит «Счет фактура не формировать»-«Да».
• Способов для формирования счетов фактур несколько.
  • Здесь самый простой - отметить накладные с пустым № сч.факт.(Alt/F1) и сформировать по ним сч.факт.(Ctrl/F6), прямо не выходя из накладных.
  • Другой способ – запустить формирование сч.факт. из отдельного пункта дерева модулей (Модуль Реализация – Документы – Счета-фактуры за готовую продукцию – Формирование (далее выбрать подходящий вариант и следовать подсказкам мастера формирования), в итоге счета, по выбранным критериям, будут сформированы.

В результате по всем накладным будут сформированы счета фактуры. Проверка: Модуль Реализация – Документы – Накладные отгрузки продукции – Только проведенные – По чужим – для всех накладных был прописан № сч.факт. (исключения см.выше).

Быстрая проверка сч.фактур и накладных:

• 1. Модуль Реализация – Документы – Накладные отгрузки продукции – Только проведенные – По чужим – Отмечаем все накладные с непустыми № сч.фактур, суммируем колонку «Сумма всего» (Alt/F9 – Итого - По выбранным).
• 2. Модуль Реализация – Документы – Счета-фактуры за готовую продукцию – Просмотр – Полностью. Здесь итог по колонке «Сумма в целом» должна точно совпадать с «Сумма всего» из п.1. Если это так – наиболее вероятно, что все сч.факт. в порядке, если нет (или есть сомнения в правильности общих итогов) - переходим к подробной сверке сч.фактур с накладными.

Подробная сверка сч.фактур с накладными.

Модуль Реализация – Документы – Счета-фактуры за готовую продукцию – Просмотр – Полностью.

Способ 1:

Выделяем все (Alt/F2) и запускаем сверку счетов с накладными (Ctrl/F6). В результате программа напишет, что расхождений нет, или выделит счета с расхождениями сумм. Если есть выделенные счета с расхождениями, то запускаем их переформирование (Ctrl/F2). После завершения можно повторно выделить все и запустить сверку, чтобы убедиться, что теперь расхождений нет. Нужно здесь отметить, что этот способ самый быстрый, но он имеет ряд ограничений: его можно использовать ТОЛЬКО по накладным отгрузки, и ТОЛЬКО, если не используются акты Торг-2 для проставления возвратов, брака, недостачи продукции при сверке наших накладных отгрузки с данными клиентов (подтверждение приема продукции). Если используются акты Торг-2 – это совсем другой случай, т.к. по самим этим актам формируются отдельные счета фактуры, их может быть много и они никак не проверяются в проверке по Ctrl/F6 из списка счетов фактур. Для них, а также более универсальный способ проверки (способ 2).

Способ 2:

(Этот способ работает как со сч.факт. по отгрузке продукции, так и с книгой продаж полностью, проверяя все типы счетов, но по сравнению со способом 1, он работает гораздо медленнее, но в случае использования актов Торг-2 при возврате продукции, только этот способ может правильно проверить и рекомендуется его запускать из книги продаж: Модуль Реализация – Документы – Книга продаж – За месяц – Полностью ). Выделяем все (Alt/F2), запускаем дополнительное меню (Ctrl/F10) - >>Сверки/пересчеты - Сверить суммы НДС по счету с накладными и базу НДС в накладных(также связь с накл.). В результате этой сверки также останутся выделенными сч.факт. с расхождениями в суммах с накладными и их можно будет переформировать (Ctrl/F2).

Проверка проводок по книге продаж (часть 1). "Счета фактуры отгрузки ТМЦ"

• Модуль Реализация – Документы – Книга продаж – За месяц – Полностью

(Если есть сомнения в своих силах) – встаем на самый первый (верхний) счет факт. и просто запускаем переформирование проводок по всем, начиная с текущего (Ctrl/F5).

• Формирование всех проводок м.б. достаточно долго, и если нужно процесс ускорить, есть ряд инструментов для продвинутых пользователей.
  • 1. Отмечаем все документы (Alt/F2)
  • 2. Дополнительное меню (Ctrl/F10) - >>Сверки/пересчеты - Выделить документы с расхождением "суммы НДС 10%" в шапке счета и в проводках Кт 68
  • 3. Если есть расхождения в проводках и документах, документы с расхождениями останутся выделенные и по ним нужно запустить переформирование проводок (Ctrl/F5) – по выделенным.
  • (п.1,2,3 - нужно повторить для "суммы НДС 18%").

Примечание:  В случае использования документов «акты Торг-2» программа при проверке проводок автоматически изменяет выделенные для проверки сч.факт. – останутся для проверки не все счета, т.к. при использовании документов «акты Торг-2» есть сч.факт. совсем без проводок (сторнирующие) и сч.факт. с проводками на неполную сумму (исправительные) – проверка проводок по ним даст ошибку, а это ошибкой не является, поэтому эти сч.факт. не проверяются этими проверками.

Проверка правильности формирования и связей документов "Акты Торг-2"

(этот пункт ТОЛЬКО, если Торг-2 используются при возвратах продукции, если нет, пропускаем его).

• Модуль Реализация – Документы – Торг-2 -акты о расхождении при приемке ТМЦ – Акты о расхождении – Акты Торг-2 полностью.
  • 1. Выделяем все документы (Alt/F2) – далее (Ctrl/F10) – Дополн. - Проверка связей счетов и накладных с актами и коррекция неправ.ссылок. Эта программа автоматически корректирует все ссылки на родственные и дочерние документы. В конце работы будет выдан файл сообщений о проведенной коррекции или рекомендации о дополнительной ручной проверке, т.к. в результате могут оказаться удаленными, из-за неправильных ссылок, сформированные ранее по актам Торг-2 счета факт. и в исключительном случае счета нужно будет сформировать заново (здесь же по выбранным документам (Ctrl/F10) - Сформировать коррект./исправит.сч./доп.лист по выбранным документам)
  • 2. После этого нужно проверить соответствие сумм в актах Торг-2 и соответствующих сч.факт.

Выделяем все документы (Alt/F2) – далее (Ctrl/F10) – Дополн. - Проверка сумм (сверка Торг-2 и сформированных сч.факт)(по выбранным). После проверки, если есть расхождения, акты с расхождениями останутся выделенными и по ним нужно запустить коррекцию сч.факт. (Ctrl/F10) – Дополн. - Исправление сумм (по сверке Торг-2 и сформированным сч.факт)(по выбранным).

Проверка проводок по книге продаж (часть 2). "Счета фактуры отгрузки ТМЦ"

• Модуль Реализация – Документы – Книга продаж – За месяц – Полностью

(Ctrl/F10) – Дополн. - >> Сверки/пересчеты - Проверка соответствия сумм НДС в документах(сч.факт.) суммам в проводках (по ВСЕЙ книге).

После проверки, при наличии расхождений в книге покупок, счета с расхождениями будут выделены для дальнейшего анализа и будет предложен просмотр свода по проводкам и соотв.им документам с построчным анализом различий в суммах.

В этой таблице наименования колонок вполне ясны по назначению, но все же остановимся на некоторых нюансах подробнее:

Колонка "Суммы соответствуют" - если стоит "Да" (1), то эти строки (счета фактуры) в порядке и на них можно внимание не обращать (причем перед выводом этой таблицы задается вопрос - "Показывать все" или "Только с расхождениями", поэтому совпадения можно заранее убрать)

Если в колонке "Суммы соответствуют" стоит "Нет" (2), то это как раз и повод для анализа (просмотр документов по F7 - см.ниже)

Если в колонке "Суммы соответствуют" стоит "Нет(!)" (3), то это означает и расхождение сумм проводок и документов, и нарушения в ссылках на счета фактуры (например задвоенные счета). При перемещении по таблице строкового курсора вверх-вниз на таких строчках появляется дополнительное предупреждение в нижней части окна (4)

Текущая таблица - сводная, т.е. все счета фактуры (и проводки) с одинаковыми номерами собираются в одной строке для сравнения. Для сравнения это хорошо, но для анализа - не очень, поэтому предусмотрена расшифровка каждой строки (каждой суммы) из каких счетов фактур она получилась - F7-Докум.(5)

Из этой таблицы сводов по F7 можно открыть счета фактуры для детального просмотра и переформирования как счета, так и проводок. Однозначных рекомендаций по найденным расхождениям дать нельзя, т.к для разных типов счетов фактур действия по лечению могут быть разные.

• • Для сч.факт. по отгрузке продукции без возвратов, также как по сч.факт. отпуска на сторону – можно однозначно рекомендовать переформирование счетов по выделенным в книге продаж (Ctrl/F2), затем формирование по ним проводок – это как правило решает все проблемы (с учетом проведенной ранее сверки сч.фактур с накладными).
  • Для сч.факт. за услуги и корректировочным сч.факт. - формирование проводок по документам с расхождениями.
  • Сложнее дело с исправительными сч.факт. по актам Торг-2, т.к одновременно связываются пять документов: накл. отгрузки продукции, сч.факт. на эту накладную (,а м.б и на группу накладных один сч.факт.), акт Торг-2 на накладную отгрузки (с проставленными в нем возвратами, браком и недостачами), сторнирующий счет по акту Торг-2 к исходному сч.факт. отгрузки, исправительный сч.факт по акту Торг-2 с учетом сторнирующего счета. Любое нарушение связей или сумм между этими документами приведет к несоответствию сумм по книге продаж и по проводкам НДС. Текущий свод по проводкам и сч.факт. как раз точно показывает правильность формирования и соответствие сумм по сч.факт. и проводкам для оригинального сч.факт, сторнирующего и исправительного. Если что то не так в текущей тройке сч.фактур (у них один и тот же номер), настоятельно рекомендуется в книге продаж удалить исправительный сч.факт, затем удалить сторнирующий сч.факт (можно их открывать прямо из этой таблицы по F7 и потом удалять по F8, при этом БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ и НЕ удаляйте исходный счет фактуры на накладную отгрузки), открыть акты Торг-2, найти нужный по № исходного сч.фактуры (этот № всегда есть в актах Торг-2 – колонка «Сч. факт. отгрузки №») и сформировать все удаленные сч.факт для этого акта Торг-2 заново - (Ctrl/F10) - Сформировать коррект./исправит.сч./доп.лист по выбранным документам.

• • После устранения всех расхождений, нужно повторить Проверка проводок по счетам фактурам отгрузки (по книге продаж) (часть 2) заново и убедиться, что программа больше не находит расхождений.

Проверка проводок по книге продаж (часть 3). "Дополнительные листы книги продаж"

• Модуль Реализация – Документы – Книга продаж – За месяц – Дополнительные листы (листы исправлений) книги продаж

(Ctrl/F10) – Дополн. - Проверка соответствия сумм НДС в дополнительных листах суммам в проводках (за ВЕСЬ месяц).

Окончательный контроль соответствия сумм книги продаж и проводок по НДС

• Модуль Реализация – Документы – Книга продаж – За месяц – Полностью

(Ctrl/F10) – Дополн. – Свод по проводкам

• • Отмечаем (Alt/F1) все строки с 68 счетом соотв. стандартной ставке НДС и смотрим итоговую сумму в колонке «Сумма НДС» - она должна точно соответствовать итогу по колонке книги продаж «Стандартная ставка НДС».
  • Затем в сводной таблице отменяем выделение (Alt/F2) и затем отмечаем все строки с 68 счетом соотв. льготной ставке НДС и смотрим итоговую сумму в колонке «Сумма НДС» - она должна точно соответствовать итогу по колонке книги продаж «Льготная ставка НДС».

Примечание: Нужно учитывать, что данный свод по проводкам рассматривает только проводки  НДС по книге продаж (это подавляющее большинство случаев), но бывают случаи формирования аналогичных проводок по документам «Бухгалтерские справки» и эти проводки здесь не видны.