11.11.2020 (М) ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ ПОАССОРТИМЕНТНОГО СОПОСТАВЛЕНИЯ ПЛАНА И ФАКТА

1) ПЛАН ПРОДАЖ. Можно воспользоваться любым из доступным в программе Планов продаж.

рис 1

Но чаще всего пользуются Планом продаж по менеджерам (ППМ), причём планируют только по ассортименту без разреза менеджеров.
Модуль Отдел маркетинга (или Управленческий анализ).
1а) Настройки - параметры модуля Отдел маркетинга (на рисунке ниже - типовая настройка):

рис 1а

1б) НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ Спр-к долей по дням недели.

рис 1б

Доли на каждый день месяца можно проставить и в самом ежемесячном Плане. Либо вообще не проставлять, тогда распределение плана по дням происходит равными долями.

1в) Ежемесячное заполнение ПЛАНА в Плане продаж:

Заходите в документ планируемого месяца.

Ctrl-F8 - заполнить план данными прошлого (указываете месяц) периода.

Чаще всего выбирают "Накладные отгрузки" за полностью прошедший месяц до сегодняшней даты.

Если, к примеру, сегодня 17 марта, а планируете вы апрель (или май), то выбирается февраль.

О ЦЕНАХ:

А - количество берётся из выбранного вами документа, НО цена (без доставки!) берётся из базового прайса на начало планируемого месяца: с НДС или без - см. настройки в 1а). Советуем проконтролировать цены - в частности, выстроить по колонке цены и проверить, нет ли нулевых цен, т.е. НЕ заполненных в справочнике цен по ассортименту. Есть предприятия, которые в качестве цены каждого ассортимента берут средневзвешенную цену отгрузки прошлого периода. Но для этого требуется специальная настройка. Если планирование всё-таки осуществляется в оптовых ценах из прайса, учитывайте (по опыту многих предприятий), что при реальной отгрузке скидки (которые изменяют цену в меньшую сторону) и доставка (с изменением цены в большую сторону) в результате, как правило, дают понижение общей выручки на 5-10%. Так что итог в плане по колонке " В оптовых" в 70 млн означает, что реальная оптовая выручка при запланированном объёме окажется меньше на 4-7 млн. Поэтому многие предприятия после составления плана используют возможность привести сумму плана к некоторому "нужному" итогу - см. пункт Г ниже;

Б - при добавлении прошлого факта по Ctrl-F8 есть возможность увеличить кол-во и стоимость (выручку) всего планируемого ассортимента на некие коэффициенты: при отработке Ctrl-F8 будут запросы на эти коэффициенты;

В - Shift-F2 - если в добавленном для плана ассортименте вы уже поменяли цены на некоторые изделия, но хотите вернуть их к данным базового прайса на начало планируемого месяца. Выделяйте цветом (Alt-F1/Alt-F2/Alt-F3) нужные (или все) строки и нажимайте Shift-F2;

Г - Shift-F3 - можно распределить некую итоговую выручку пропорционально текущей выручке в документе.

При необходимости можно вручную изменить кол-во и цену по любому ассортименту и удалить/добавить новые изделия.

Ctrl-F4 - уровень долей. Доли нужны для распределения плана месяца по дням для сравнения с факт. отгрузкой. При необходимости проставьте весовые коэффициенты. Если, к примеру, накануне праздника ожидается повышение спроса на 20%, поставьте долю 1.2 вместо 1. Уровень долей можно и не корректировать.

Естественно, эти действия можно выполнять сколько угодно раз.

ПЛАН ПРОДАЖ по ассортименту в количестве и сумме сделан. Можно переходить к ПЛАНированию ЗАТРАТ на этот выпуск - см. пункт 2).

1г) В любой день месяца (необязательно) и по окончании месяца нужно заполнить ФАКТ из накладных отгрузки:

Ctrl-F7.

Посмотреть факт по каждому изделию - F7.

Сопоставить ПЛАН и ФАКТ отгрузки: пунктом ниже - в Сведениях - Выполнение плана.

ВНИМАНИЕ! ФАКТ заполняется по накладным отгрузки, а НЕ по проводкам реализации (Д90-2 К43,45), поэтому при наличии собственной торговой сети и накладных на рекламу и благотворительность этот факт будет немного отличаться от собственно реализации, т.е., от суммы Кт 90-1-1 минус Д90-3-1. Но главное: при наличии накладных с "Типом проведения накладной" Отгрузка (НЕТ Кт90-1-1) этот факт может уже значительно отличаться от собственно реализации.

Более подробное описание работы с ППМ - здесь.

Те же Планы продаж можно сформировать и в модуле Управленческий анализ.

2) ПЛАН ПРОИЗВОДСТВА формируется в документе Бюджет производства (или в ином документе - План выпуска продукции). Так как планированием производства занимается уже не маркетолог, а экономист, документы с планом производства доступны и в модуле Плановый отдел.
План продаж переносится в план производства без учёта возможных остатков продукции,
так как, во-первых, остатки готовой продукции, как правило, примерно одинаковые из месяца в месяц и не превышают 1,5% от месячной выработки, и, - во-вторых, - эти остатки ещё не известны на момент планирования выработки.

Вкратце:

2а) Добавляете новую запись F6 (бюджетов может быть несколько), даёте какое-то имя "варианту" плана.

2б) И на уровне изделий (F7) по Ctrl-F6 нужно перенести запланированные в пункте 1) данные Плана продаж.

рис 2

Полное описание работы с Бюджетом производства - здесь.

Многие вместо документа Бюджет производства формируют документ План выпуска продукции.

2в) В План выпуска также можно перенести данные из Плана продаж: Ctrl-F2 на уровне изделий:

рис 2в

Недостаток в том, что в Плане выпуска используются "плановые" статьи затрат, а не "фактические". А сравнивать два документа: один с ПЛАНОМ пр-ва, другой - с ФАКТОМ пр-ва - в разрезе разных статей затруднительно.
В документ План выпуска продукции можно скопировать данные из Бюджета производства.

Краткое описание варианта Плана выпуска по данным уже рассчитанной факт.калькуляции:

1) ФАКТИЧЕСКАЯ калькуляция за месяц, из которого будем брать затраты для распределения, должны быть рассчитана.

2) В спр-ке изделий заполнить колонки плановых характеристик:

рис 2г

Работа с Планом выпуска:

Добавили шапку F6 в План выпуска. Их может быть несколько, НО «Для сопоставления с фактом (1-е число месяца)» нужно ставить :ТОЛЬКО в одном расчёте – именно он потом будет сравниваться с фактической калькуляцией – насколько выполнен план.

F7 - спустились на уровень изделий

Ctrl-F2 - добавить из ППМ

Проверить № рецептуры на 0, выстроив по колонке рецептуры

Ctrl-F8 - заполнить уровень сырья по рецептуре, пока без цен

Ctrl-F3 - перешли на уровень цен на сырьё

Ctrl-F6 (последние от поставщиков), Ctrl-F8 (из оборотки) или Ctrl-F9 (из другого расчёта) - цены на сырьё

Проверить нулевые цены, выстроив по колонке цены, + по Ctrl-F10 поискать изделия с сырьём по нулевой цене

ESC

вернулись на уровень изделий

Ctrl-F8 - снова рассчитать сырьё по рецептуре - уже с ценами

по F7 можно посмотреть сырьё конкретных изделий

Ctrl-F9 - перешли на уровень итоговых несырьевых затрат

Если это план выпуска:

Ctrl-F8 - заполнить суммы к распределению согласно затратам факт.калькуляции некоторого месяца

Если расчёт нескольких новых изделий:

Нормы и расценки берутся из спр-ка статей R76, подправить при необходимости

ESC

вернулись на уровень изделий

Ctrl-F10 - распределить несырьевые затраты

по Ctrl-F7 можно посмотреть несырьевые расходы конкретных изделий

Полное (авторское) описание работы с Планом выпуска продукции смотрите в описании модуля Плановый отдел.

3) По окончании месяца нужно рассчитать ФАКТ ПРОИЗВОДСТВА (документ Фактической калькуляции), чтобы позже сравнить её с запланированным Бюджетом, т.е. с данными пункта 2. Фактическую калькуляцию в Плановом отделе, т.е. "управленческую" себестоимость, рассчитывают практически все предприятия. Краткое описание действий смотрите в описании модуля Плановый отдел.

рис 3

Не забывайте, что на базе документа факт. калькуляции написано огромное количество сведений, которые интерпретируют отгрузку и выработку в ценах управленческой фактической себестоимости. Например, Сведения на базе ф/с по покупателям с доставкой, распределённой только на отгруженное централизованно:

4) Нужно сопоставить

ПЛАН продаж и ФАКТ продаж - это пункт 1г) выше.

ПЛАН производства и ФАКТ производства, т.е., Бюджет производства с Фактической калькуляцией.

При желании можно сопоставить и План выпуска продукции с Фактической калькуляцией - это имеет смысл, если плановые и фактические статьи R76 совпадают.

рис 4