25.02.2014 (М) СП/О: РАЗДЕЛЬНЫЙ УЧЁТ НА СКЛАДЕ СПЕЦОДЕЖДЫ НОВОЙ И Б/У + ВОЗМОЖНОСТЬ ОТСРОЧКИ СПИСАНИЯ СП/О

УСЛОЖНЁН УЧЁТ СПЕЦОДЕЖДЫ (и инвентаря, если он учитывается со сроками автосписания):

1) НА СКЛАДЕ ВВЕДЁН РАЗДЕЛЬНЫЙ УЧЁТ СП/О НОВОЙ И Б/У

2) ДОБАВЛЕНА ВОЗМОЖНОСТЬ ОТСРОЧКИ СПИСАНИЯ СП/О

Если у вас бывают случаи возврата не до конца "самортизированной" спецодежды (инвентаря), стоит перейти на новую схему учёта.

До сих пор сп/одежда на складе учитывалась на 10-10** с аналитиками:

1. склад

2. номенклатура (R10, R08).

Сп/одежда в эксплуатации учитывалась на счёте 10-11** с аналитиками:

1. сотрудник/авто/склад (R13/R112/R10)

2. номенклатура (R08)

3. уникальный номер, присвоенный сп/одежде в момент передачи в эксплуатацию (R471).

Возврат спецодежды описывался проводкой:

Д10-10** (нет уникального номера = 3-й аналитики) К10-11** (есть уникальный номер сп/одежды)

причем уникальный номер, присвоенный сп/одежде при передаче в эксплуатацию, на счёте 10-10 уже отсутствует.

Поэтому возвращённая на склад сп/одежда в оборотной ведомости просто увеличивала количество сп/одежды на остатке склада (и уменьшала её среднюю стоимость - за счёт своей частично списанной стоимости).

** настраиваемые параметры. 
В вашем плане счетов могу использовать общероссийские 10-10 (на складе) и 10-11 (в эксплуатации). Тогда вы "размножаете" 10-10 субсчетами 10-10-1 (на складе новая), 10-10-2 (на складе б/у).
Если, к примеру, вы используете 10/7/1 (на складе) и 10/7/2 (в эксплуатации). Тогда вы "размножаете" 10/7/1 субсчетами 10/7/1/1 (на складе новая), 10/7/1/2 (на складе б/у).

В примере будут использованы:

Что нужно сделать бухгалтеру на вашем предприятии:

А) Внести изменения в план счетов: разбить учёт на складе (10-10-1) на субсчета:

10-10-1-1 новая сп/о на складе (2 аналитики, как на 10-10)

10-10-1-2 сп/о б/у на складе (3 аналитики, как на 10-11).

Тогда возврат сп/о на склад будет описан проводкой:

Д10-10-1-2 (3 аналитики) К10-11-1 (3 аналитики)

А последующая выдача следующему сотруднику сп/о, бывшей в употреблении:

Д10-11-1 (3 аналитики) К10-10-1-2 (3 аналитики)

Причём Дт аналитика 3, т.е. уникальный номер, присвоенный сп/о при этой передаче в эксплуатацию, будет иным, чем в Кт аналитике. Это продиктовано необходимостью хранить хронологию передач/возвратов по датам и сотрудникам.

Б) Месяцем, предшествующим переходу на схему учёта сп/о б/у, нужно перенести сальдо сп/о на складе 10-10-1 на 10-10-1-1 бухсправкой. Легче всего сделать это расчётной проводкой с помощью сотрудников СофтСервис.
Это продиктовано необходимостью хранить хронологию передач/возвратов по датам и сотрудникам.

Для реализации этого ТЗ пришлось внести изменения:

I) Изменился состав и значение подзакладки "Инвентарь, сп/о..." в Сервис - Настройки - Системные параметры, закладка План счетов:

II) Добавлена ссылка на прежний уникальный номер в спр-ке Сборник аналитик списания сп/о - в конец списка колонок добавлены

Количество месяцев отсрочки списания,

Дата возврата из эксплуатации,

Код предыдущей передачи в эксплуатацию:

III) Схема расчёта даты списания в документе ввода в эксплуатацию на примере.

Смотрим первую строку на рисунке выше:

Костюм Байкал (срок службы 2 года) - новый - 11.02.2014 передан сотруднику с таб. номером 9 по цене 3600.

После месяца использования сотрудник 9 сдал костюм на склад - "Дата возврата на склад" 25.03.14.

За этот период произошло линейное списание костюма (за март) (1/24 от 3600 = 150 рублей).

После этого костюм пролежал на складе, пока 1.06.2014 его не передали сотруднику с таб. номером 22.

Смотрим вторую строку рисунка выше: стоимость у него уже 3450, а не 3600 и заполнена колонка "Код предыдущей передачи...".

Теперь о том, как была рассчитана "Дата списания", - смотрим рисунок ниже:

1) одна красная рамка. Сначала определён "Срок Полный" 24 месяца - (по срп-ку материалов или по спр-ку профессий).

2) две красные рамки. "Уже использовано" - 1 месяц - это использованием предыдущим сотрудником - с табельным 9.

3) три красные рамки. "Количество месяцев отсрочки" - а данном случае исключительно для примера - сотруднику 22 предстоит ещё в течение 4 месяцев донашивать предыдущий костюм, так что этот ему выдали заранее.

4) "Дата списания" (синия рамка) =

Дата документа 01.06.2014

+ Срок полный 24 месяца

- Уже использовано 1 месяц

+ Колво месяцев отсрочки 4 месяца

= сентябрь 2016.

Значит, к концу сентября 2016 этот костюм должен быть списан (скорей всего, документом Автосписание) .

IV) Ещё раз про возврат недоношенной сп/о на склад. В нашем примере это документ от 25.03.2014 от сотрудника 9.
Запись в Сборник аналитик списания сп/о происходит в момент формирования проводок.
Поэтому практически невозможно отследить, если документ возврата на склад просто сотрут.
Проводки формироваться не будут, и в Сборнике аналитик списания сп/о "Дата возврата на склад" у кода 1 так и останется 25.03.2014.

Вторая неотслеживаемая ситуация - удаление накладной передачи в эксплуатацию.
Запись в Сборник аналитик списания сп/о также происходит при формировании проводок.
А при удалении накладной никакого формирования проводок не происходит, а, значит, нет и контроля за Сборником аналитик списания сп/о.

Обе ситуации наверняка практически не встречаются, но предусмотреть их пришлось:

"Удаление неиспользуемых кодов" запросит месяц и год. И предложит на выбор:
- Либо проанализировать только указанный вами месяц (текущий месяц).
В этом случае будут отобраны все записи, которые согласно Сборнику аналитик списания относятся к документам текущего месяца (номер NNN от ДД.ММ.ГГ).

Но таких документов в текущем месяце нет.

- Либо проанализировать Х предшествующих месяцев (Х задаёте сами).
В этом случае будут отобраны все записи Сборника аналитик списания сп/о, которые:

а) были выданы ДО текущего месяца или в нём

б) не упоминаются ни в текущей ОСВ, ни в Х предыдущих

в) дата списания у которых более Х месяцев назад

Например, идет март 2014 года. Вы запустили "Удаление неиспользуемых кодов" за январь 2014, выбрали анализ не только текущего месяца и указали 36 месяцев.

Будут удалены все записи из Сборника аналитик списания сп/о,

у которых "Дата док-а ввода" 31.01.2014 или раньше

И которые отсутствуют в оборотке января 2014 и во всех оборотках на 3 года назад,

И у которых "Дата списания" пустая либо ДО 01.01.2011.

Вопрос "ТОЛЬКО ПОМЕТИТЬ?" предлагает не удалять, а только пометить те записи, которые оказались лишними. Чтобы предварительно проверить - что будет удалено. И, возможно, отказаться от удаления.

Если ответите Да (ТОЛЬКО ПОМЕТИТЬ?), вместо удаления записей на экран будет выведен Сборник аналитик с помеченными цветом записями неиспользуемых кодов.

По Alt-F5 - как любые помеченные записи - их можно оставить на экране.

По Alt-F1 можно изменит состав помеченных записей.

по Alt-F8 - удалить помеченные записи.

"Обнуление даты возврата" запросит месяц/год. И проанализирует все записи Сборника аналитик списания сп/о, у которых "Дата возврата на склад" соответствует этому месяцу.
Если реальный документ возврата найден, происходит сравнение даты документа с "Датой возврата на склад":

Если даты не совпадают, "Дата возврата ..." в Сборнике аналитик списания меняется на дату из документа.

Если же реального документа, подтверждающего возврат на склад нет, "Дата возврата..." в Сборнике обнуляется.

(Эта же процедура принудительно выполняется при формировании документа Линейного списания сп/о.)

Итак, эти пункты меню подчищают (или корректируют) записи Сборника аналитик, оставшиеся лишними (или с лишней датой возврата) после УДАЛЕНИЯ документов ввода в эксплуатацию (или возврата на склад).

Поэтому имеет смысл запускать эти пункты в месяцах, где удалялись документы этих типов (можно проверить свои подозрения через Сервис - Удалённые записи).

Запускать эти пункты можно хоть каждый день. А можно не запускать никогда. Так как "неиспользуемые коды" - оставшиеся после удаления док-тов передачи в эксплуатацию - никому не мешают: просто увеличивают объём справочника Сборник аналитик списания.
А "необнулённые даты возврата" принудительно корректируются при формировании документа Линейного списания сп/о, то есть ежемесячно.

V) По просьбе заказчика этих изменений в учёте сп/о реализованы новые печатные формы:

в документе передачи сп/о б/у в эксплуатацию - печать с 1-го уровня - будет распечатано всё содержимое накладной:

в документе возврата сп/о б/у из эксплуатации - печать с уровня номенклатуры - будет распечатана запись только про один предмет (на котором была нажата клавиша F5), т.к. в верхней части приходного ордера заказчик этих изменений затребовал показать всю историю эксплуатации предмета. А у нескольких предметов, объединённых одним документом возврата, вряд ли будет одинаковая история.

ВНИМАНИЕ!
Принимающие такую схему учёта сп/о могут забыть про документ передачи сп/о между сотрудниками:

Невозможно передать сп/о между сотрудниками: только возврат на склад от одного сотрудника (с 10-11-1 на 10-10-1-2 с сохранением кода по R471, который был в эксплуатации) с последующей выдачей со склада другому сотруднику (с 10-10-1-2 на 10-11 и с присвоением нового кода по R471).