14.12.2018 (М) ВОЗМОЖНОСТЬ ЗАПОЛНЕНИЯ АКТОВ СВЕРКИ ДАННЫМИ КОНТРАГЕНТОВ ИЗ EXCEL-АКТОВ СВЕРКИ

В документе Акт сверки взаиморасчётов появилась возможность автозаполнения данных со стороны контрагентов из их Актов сверки формата Excel (xls или xlsx).

рис.1

Этот же документ доступен в модулях Расчеты с поставщиками и Реализация.

Последовательность действий:

1) Для каждого нового типа Excel-Акта сверки нужно добавить описание (одна запись) в новый спр-к Варианты структур Excel-Актов сверки (R620) - см. пункт Справочники на рис.1 выше:

Для контрагентов-покупателей:

ПРИХОДОМ ("их" приходом) считается поставка продукции (накладные отгрузки, счета-фактуры продажи).

РАСХОДОМ ("их" расходом) - документы оплаты и возврата.

Для контрагентов-поставщиков:

ПРИХОДОМ ("их" приходом) считаются документы оплаты и возврата поставщику.

РАСХОДОМ ("их" расходом) - накладные прихода от поставщиков, счета-фактуры покупки.

Никакой унификации встречных Актов сверки не предвидится, так что каждый Акт придётся описывать отдельным вариантом, где сочетание сверяемых реквизитов, а также их наличие/отсутствие непредсказуемо.

На примерах:

рис.2

Отказ от отработки строк - это список фраз (вхождений символов) и колонок, в которых их искать. Наличие этих фраз в определённых колонках означает, что такая строка даже при наличии суммы в колонке суммы прихода или расхода обрабатываться не должна.
Например, в колонке D (колонке 4):

в значащих строках (где перечислены накладные, платёжки, ...) всегда стоят цифры номеров документов

в строках промежуточных итогов написано "Итого оборотов" (есть буква "о" в нижнем регистре)

в строках подножия таблицы написано "Всего" (есть буква "о" в нижнем регистре), "Ответственный" (есть буква "о" в верхнем регистре) и "Главный бухгалтер" (нет "о", зато есть "г","л","а","в",...)

в поле "Отказ от отработки строк" можете написать {{4,'о'},{4,'а'}} или {{4,'О'},{4,'А'}}.
Что означает: если в очередной строке из акта сверки в 4-й колонке встречается буква "о" в любом регистре или буква "а" в любом регистре, то такие строки анализировать не нужно - они не про сверяемые документы.
С тем же успехом в поле "Отказ от отработки строк" можно написать Шаблон:4,'в' или Шаблон:4,'В', потому как буква "в" встречается по всех упомянутых выше строках.

Отрицательная сумма означает Приход ? - да, если "сумма" документов прихода и расхода расположена в одной и той же колонке, но в строках с документами прихода - сумма отрицательная.

С "нашей" стороны отгрузка в документе Акт сверки взаиморасчётов идентифицируется по номерам накладных отгрузки (RTH). А во встречных актах сверки от покупателей отгрузка может отражаться

и "нашими" номерами накладных,

и "нашими" номерами счетов-фактур (присутствуют в "наших" накладных отгрузки)

и "их" номерами заказов (присутствуют в "наших" накладных отгрузки).

Это фиксируется реквизитом Номер накладной отгрузки определяется ...

Выражения вычленения номера и даты счёта-фактуры используются, если оба эти реквизита находятся в единой ячейке: потребуется её парсинг.

Попадаются Excel-Актах сверки, где в одной и той же строке располагаются параллельно сначала данные по приходу - несколько колонок, а потом - данные по расходу - ещё несколько колонок. Связи между данными прихода/расхода в одной строке - никакой: просто экономят место. (Пример - Вариант 2 ниже.)

Поэтому приходится дублировать описание анализа колонок Excel-Акта сверки и по приходу, и по расходу.

Типы документов, приход/расход по которым объединять по дате. Попадаются встречные Акты сверки, где оплата покупателей разбита едва ли не по ассортименту:
одно и то же платёжное поручение упоминается в нескольких строках. В то время как в Акте ФАБИУС'а любой платёжный документ, естественно, показан единственной строкой. В таком случае в этом реквизите указываем BDP (код типа документа платёжное поручение).

Выражение интерпретации Типа документа прихода/расхода - схема конвертации "названия" документа из встречного Excel-Акта сверки в код типа документа ФАБИУС. Например,

"Оплата..." - это BDP платёжное поручение

"Приход..." - это RTH накладная отгрузки

"Корректировка прихода..." - это ACP счёт-фактура

"Возврат..." - это ESJ возврат чёрствой продукции

...

Тип (Вид) документа - это первая колонка на уровне документов (F7) "нашего" Акта сверки. Этот реквизит нужен при поиске соответствия строк "нашего" и встречного Актов.

Выражения вычленения типа, номера и даты документа прихода/расхода используются, если эти реквизиты находятся НЕ в отдельных колонках, т.е. объединены в строку с другими реквизитами : потребуется парсинг.

Все приведённые ниже варианты даны только в качестве примера.
Настройку реальных вариантов лучше выполнять вместе со специалистами Софтсервис.

Вариант 1 - ДИКСИ Юг. Присланный Акт сверки:

рис.3

Перечисление документов начинается со строки 15.

Документы прихода и расхода описаны в одних и тех же колонках (друг под другом), поэтому и номера "№ колонки" про реквизиты документов прихода и расхода совпадают (2,3,4).

Есть отдельные колонки для типа, номера, и даты документа (2,3,4).

"Приход" описан накладными с нашей нумерацией.

НО(!) документы "Расхода" (оплата) разбиты на много мелких сумм внутри одного реального платежа и с нумерацией, которая точно не является номерами платёжных поручений.

Поэтому в "Типы док-тов, расход по которым объединять по дате" ставим BDP (платёжное поручение).

Если при этом Выражение интерпретации/вычленения "Типа док-та расхода" не будет заполнено, все суммы расхода будут собираться исключительно по дате расхода и записываться в первую же строку уровня документов с этой датой.

Если же Выражение интерпретации/вычленения "Типа док-та расхода" заполнено, суммы расхода будут собираться по дате расхода и интерпретации типа документа расхода и записываться в первую строку уровня документов с этой датой и этим типом документа.

Вариант 2 - АШАН. Присланный Акт сверки:

рис.4

Перечисление документов начинается со строки 18.

Документы прихода и расхода описаны в разных колонках.

"Приход" идентифицируется по их номерам заказов (в каждой нашей накладной есть ссылка на их номер заказа).

Вариант 3 - АТАК. Присланный Акт сверки:

рис.5

Номер, Дата и Название документа прихода (расхода) в Акте сверки контрагента перечислены в одной колонке (документ типа № от даты).

Причём, идентифицировать нашу накладную отгрузки по их нумерации невозможно, поэтому номера колонок реквизитов приходного документа в спр-ке R620 отсутствуют (равны 0).

В качестве документа "Прихода" будем использовать сам счёт-фактуру.

2) В справочнике Предприятия-контрагенты (R01) заполнить колонку "Вариант структуры Excel-Актов сверки" для всех контрагентов с такой структурой акта сверки:

рис.6

Описанные выше два первых пункта выполняются единожды для каждого варианта структуры акта сверки.

3) Обычным образом заполняете очередной документ Акта сверки.
Появятся данные на уровне Документы (F7 из шапки Акта).

4) На уровне документов (F7 из шапки Акта) конкретного акта нажимаете Ctr-F6 (ИзExcl).

4а) В появившемся дереве каталогов выбираете нужный акт сверки.

Если в выбранном акте есть скрытые листы или ошибочные ссылки/формулы, вам придётся помимо самого файла акта сверки выбрать нужный Лист.

Например, вы получили Акт сверки такого вида:

рис.7а

Вы видите Листы (закладки снизу) с названиями "AC" (первый лист) и "Расчёт". А на самом-то деле первый лист вовсе не АС: если нажать правую клавишу мыши на названии любого листа и выбрать "Показать":

рис.7б

увидим, что помимо двух видимых Листов в книге есть ещё куча других Листов, только они скрытые:

рис.7в

В такой ситуации в программе придётся выбрать ещё и конкретный Лист:

рис.7г

А если в присланной таблице есть ещё ошибочные ссылки, то придётся указать ещё и номер последней значащей строки (с данными про сверяемые документы, а не с итогами или описаниями).

рис.7д

В этом примере строка 100 (нумерация строк EXCEL, а не номер по порядку) является последней значащей, так как ниже идут уже не сверяемые документы, а некие итоги и описания.

4б) По данным из выбранного Excel-файла будет заполнен новый уровень Акта сверки "Их документы" - посмотреть его можно по Ctrl-F9 ИхДокм из шапки акта.

4в) Затем сопоставлением данных вашего предприятия, сформированных в пункте 3), и данных контрагента, собранных в пункте 4б), заполняются колонки "ПО ДАННЫМ КОНТРАГЕНТА" на уровне Документы (там вы сейчас и находитесь).

Помимо колонок "ПО ДАННЫМ КОНТРАГЕНТА" в документ добавлены ещё несколько колонок, связанных с анализом актов сверки контрагентов.

рис.8

Если в данных контрагента (т.е. в Excel-акте сверки) есть документы, отсутствующие либо не совпадающие по номеру или дате с документами вашего перечня (см. пункт 3), добавится новая строка на уровне Документы.

И в колонке "НЕТ(-) или ТОЛЬКО(+) в Акте контрагента" на такой вновь добавленной строке будет стоять знак плюс (+): такой документ есть ТОЛЬКО в Акте контрагента.

А на строках, пары к которым вообще не нашлось в Акте контрагента, в колонке "НЕТ(-) или ТОЛЬКО(+) в Акте контрагента" будет проставлен знак минус (-).

4г) Сравнивать данные "наши"/"контрагента" в одноимённых колонках удобней всего, выстроив либо по типу документа "Документ Вид", либо по колонке "НЕТ(-) или ТОЛЬКО(+) в Акте контрагента".

Написаны так же сведения, позволяющие сгруппировать расхождения по типам и датам:

рис.9

ВНИМАНИЕ!
В Актах сверки, заполненных с вашей стороны (Ctrl-F7 пункт 3 этого описания) ДО установки версии с возможностью заполнения из Excel, воспользоваться заполнением из Excel (пункт 4 этого описания) не получится. На таких документах нужно заново выполнить пункт 3 прежде, чем выполнять пункт 4.