Учет наличных средств от Покупателей

Передачу наличных денежных средств через Водителей необходимо производить с использованием выдачи и учета Доверенностей на получение денежных средств. Доверенность имеет специальную форму с 2-мя корешками:

Для того, чтобы в комплект документов Отгрузки автоматически включалась доверенность на получение Денежных средств необходимо в Справочнике Торговых предприятий R20 в соответствующей колонке (Выписывать Доверенность Водителям на Получение денег) поставить признак "Да" (поставить Галочку)

Необходимо четкое выполнение следующих правил:

1. Клиентов - Предупредить о том что передачу денежных средств водителям необходимо производить только при предъявлении правильно оформленной доверенности на имя водителя с подписями и Печатью Продавца. Доверенность остается у Покупателя, а Водителю вместе с деньгами необходимо передать заполненный Корешок доверенности с указанием переданной суммы, подписью лица передавшего деньги и печатью. При нарушении клиентами этих правил - претензии от них приниматься не будут. Сообщение об этом можно включить в текст накладных отгрузки, а еще лучше включить в договор поставки.

2. Экспедитор, выписывающий комплект документов водителю должен поставить подписи за Руководителя и Главного бухгалтера на Доверенности (соответствующий Приказ или Доверенность на право подписи должны быть оформлены на предприятии). Получить подпись Водителя на 1-м корешке доверенности в получении данной доверенности, оставить его у себя (все корешки с подписями водителей прикладываются к отчету Экспедиции и передаются в Бухгалтерию).

3. Водитель несет ПОЛНУЮ ответственность за полученные им Доверенности и обязан отчитываться за КАЖДУЮ из них. Необходимо, провести разъяснительную работу среди водителей, что ВСЕ доверенности, выданные им должны быть возвращены в КАССУ предприятия - или в виде заполненного корешка вместе с деньгами клиента или НЕИСПОЛЬЗОВАННАЯ доверенность (если деньги от клиента не были получены). Контроль за сданными доверенностями осуществляется ЕЖЕДНЕВНО Диспетчером Гаражной службы. (см. пункт правил №5)

4. Кассир при получении денег от Водителя обязана в ПКО указать № доверенности, по которой получены деньги.

При этом доверенность в журнале поменяет свой статус на ЗАКРЫТА.

Не использованные доверенности кассир должна АННУЛИРОВАТЬ (поменять статус доверенности в Журнале доверенностей )

5. Диспетчер Гаражной службы должен по окончании смены Водителя закрывать путевой лист Водителю ТОЛЬКО проверив, что за данную смену по данному водителю НЕТ НЕ ЗАКРЫТЫХ доверенностей.