14.12.2018 (М) ВОЗМОЖНОСТЬ ЗАПОЛНЕНИЯ АКТОВ СВЕРКИ ДАННЫМИ КОНТРАГЕНТОВ ИЗ EXCEL-АКТОВ СВЕРКИ

В документе Акт сверки взаиморасчётов появилась возможность автозаполнения данных со стороны контрагентов из их актов сверки формата Excel (xls или xlsx).

рис.1

Этот же документ доступен в модулях Расчеты с поставщиками и Реализация.

Последовательность действий:

1) Для каждого нового типа Excel-акта сверки нужно добавить описание (одна запись) в новый спр-к Варианты структур Excel-Актов сверки (R620) - см. пункт Справочники на рис.1 выше:

Для контрагентов-покупателей:

"Их" приходом считается поставка продукции (накладные отгрузки, счета-фактуры продажи).

"Их" расходом - документы оплаты и возврата.

Для контрагентов-поставщиков:

"Их" приходом считаются документы оплаты и возврата поставщику..

"Их" расходом - накладные прихода от поставщиков, счета-фактуры покупки.

Никакой унификации актов сверки не предвидится, так что каждый акт придётся описывать отдельным вариантом, где сочетание сверяемых реквизитов, а также их наличие/отсутствие непредсказуемо.

На примерах:

рис.2

Вариант 1 - ДИКСИ Юг. Присланный Акт сверки:

рис.3

Перечисление документов начинается со строки 15.

Документы прихода и расхода описаны в одних и тех же колонках (друг под другом), поэтому и номера "№ колонки" про реквизиты документов прихода и расхода совпадают (2,3,4).

Есть отдельные колонки для типа, номера, и даты документа (2,3,4).

"Приход" описан накладными с нашей нумерацией.

НО(!) документы "Расхода" (оплата) разбиты на много мелких сумм внутри одного реального платежа и с нумерацией, которая точно не является номерами платёжных поручений.

Поэтому в "Типы док-тов, расход по которым объединять по дате" ставим BDP (платёжное поручение).

Если при этом Выражение интерпретации/вычленения "Типа док-та расхода" не будет заполнено, все суммы расхода будут собираться исключительно по дате расхода и записываться в первую же строку уровня документов с этой датой.

Если же Выражение интерпретации/вычленения "Типа док-та расхода" заполнено, суммы расхода будут собираться по дате расхода и интерпретации типа документа расхода и записываться в первую строку уровня документов с этой датой и этим типом документа.

Вариант 2 - АШАН. Присланный Акт сверки:

рис.4

Перечисление документов начинается со строки 18.

Документы прихода и расхода описаны в разных колонках.

"Приход" идентифицируется по их номерам заказов (в каждой нашей накладной есть ссылка на их номер заказа).

Вариант 3 - АТАК. Присланный Акт сверки:

рис.5

Номер, Дата и Название документа прихода (расхода) в Акте сверки контрагента перечислены в одной колонке (документ типа № от даты).

Причём, идентифицировать нашу накладную отгрузки по их нумерации невозможно, поэтому номера колонок реквизитов приходного документа в спр-ке R620 отсутствуют (равны 0).

В качестве документа "Прихода" будем использовать сам счёт-фактуру.

2) В справочнике Предприятия-контрагенты (R01) заполнить колонку "Вариант структуры Excel-Актов сверки" для всех контрагентов с такой структурой акта сверки:

рис.6

Описанные выше два первых пункта выполняются единожды для каждого варианта структуры акта сверки.

3) Обычным образом заполняете очередной документ Акта сверки.
Появятся данные на уровне Документы (F7 из шапки Акта).

4) На уровне документов (F7 из шапки Акта) конкретного акта нажимаете Ctr-F6 (ИзExcl).

4а) В появившемся дереве каталогов выбираете ТИП Excel-файла и нужный акт сверки.

pис.7

4б) По данным из выбранного Excel-файла будет заполнен новый уровень Акта сверки "Их документы" - посмотреть его можно по Ctrl-F9 ИхДокм из шапки акта.

4в) Затем сопоставлением данных вашего предприятия, сформированных в пункте 3), и данных контрагента, собранных в пункте 4б), заполняются колонки "ПО ДАННЫМ КОНТРАГЕНТА" на уровне Документы (там вы сейчас и находитесь).

Помимо колонок "ПО ДАННЫМ КОНТРАГЕНТА" в документ добавлены ещё несколько колонок, связанных с анализом актов сверки контрагентов.

pис.8

Если в данных контрагента (т.е. в Excel-акте сверки) есть документы, отсутствующие либо не совпадающие по номеру или дате с документами вашего перечня (см. пункт 3), добавится новая строка на уровне Документы.

И в колонке "НЕТ(-) или ТОЛЬКО(+) в Акте контрагента" на такой вновь добавленной строке будет стоять знак плюс (+): такой документ есть ТОЛЬКО в Акте контрагента.

А на строках, пары к которым вообще не нашлось в Акте контрагента, в колонке "НЕТ(-) или ТОЛЬКО(+) в Акте контрагента" будет проставлен знак минус (-).

ВНИМАНИЕ!
В Актах сверки, заполненных с вашей стороны (Ctrl-F7 пункт 3 этого описания) ДО установки версии с возможностью заполнения из Excel, воспользоваться заполнением из Excel (пункт 4 этого описания) не получится. На таких документах нужно заново выполнить пункт 3 прежде, чем выполнять пункт 4.